Construire un événement c’est comme réaliser un film, il faut que la production fasse les bons choix dès le départ. Bienvenue dans les backstages du pôle com’ !
Au pôle com’ de Numéricité, nous avons pour habitude de raconter nos missions avec plusieurs objectifs : construire une histoire commune avec notre écosystème, vulgariser notre savoir-faire et valoriser les projets auxquels nous participons. Depuis quelques temps, nous nous essayons à d’autres formats pour créer toujours plus d’engagement et mettre la communication au service de nos missions.
Cette année, nous avons eu l’occasion de contribuer à l’organisation de trois événements qui seront au cœur de cet article : le défi DATAFID organisé à Abidjan en décembre 2023, l’événement de clôture du projet DATAFID à Paris en avril 2024, et celui pour clôturer la mission d’accompagnement des Chief Digital Officers (CDOs) du Rwanda en juin 2024. Nous les avons organisés dans le cadre de missions “e-gov”, c’est à dire de transformation numérique auprès d’administrations à l’international. Nous avons pu mesurer à quel point ces événements ont contribué à la réussite des projets. S’ils n’étaient pas forcément prévus en début de mission, ils ont émergé au fur et à mesure comme un besoin.
Forts de ces expériences réussies, nous vous partageons la NumériTouch, les ingrédients pour faire d’un événement, un levier à part entière de la transformation numérique.
1. Comment construire notre événement et écrire son scénario ?
Avant d’organiser un événement, on se pose toujours la même question : quelle est l’histoire que l’on veut raconter et à quel besoin répond-elle ? Est-ce que ce sera plutôt un long métrage ou un court-métrage ? Le format choisi variera selon les besoins identifiés en amont, évoluant durant le projet. Du hackathon, aux tables rondes, en passant par les retours d’expérience ou la restitution du projet, les possibilités sont larges.
Pour le défi DATAFID, le choix s’est porté sur un hackathon, un événement collaboratif, durant lequel les participants ont travaillé sur des projets de programmation informatique. Durant trois jours, cet événement a regroupé 25 cadres d’administrations de 13 pays d’Afrique avec pour objectif d’utiliser des données pour transformer leur métier. Ce format a permis de mettre en lumière la partie formation du projet DATAFID, et de mettre en pratique les enseignements appris à l’ENSAE d’Abidjan. Retrouvez l’article complet en cliquant ici.
L’événement de clôture du projet DATAFID a pris la forme de présentations, de partages d’expériences et de tables rondes en séance plénière. Ce format hybride a permis de donner la parole à une très grande diversité d’acteurs du projet, de laisser la place aux questions des participants, et de refléter la richesse des sujets explorés durant trois ans
À Kigali, l’événement a été conçu comme une restitution dynamique des travaux menés durant 9 mois par les Chief Digital Officers (CDOs) pour accélérer la transformation numérique au Rwanda. Pour ce faire, nous avons combiné trois formats : une rétrospective des différents chantiers thématiques menés, une présentation du livre blanc qu’ils ont co-construit, ainsi qu’une table ronde pour évoquer les défis à venir et les perspectives ouvertes par le projet. Ces formats ont permis aux CDOs de révéler leur montée en compétences et de s’affirmer en tant qu’acteurs essentiels de la transformation numérique
2. Un casting sur-mesure
Le casting est l’une des clés de la réussite de notre événement. Réunir les bonnes personnes au bon moment autour du bon sujet, voilà tout l’enjeu. Le casting va dépendre à la fois des acteurs du projet, des différentes parties prenantes (partenaires, administrations,…), mais aussi de l’écosystème dans lequel on s’insère. Cela ne vous viendrait pas à l’idée de prendre Yoda pour jouer dans Harry Potter, dans notre cas c’est la même chose. Il faut choisir ses participants en essayant d’être le plus pertinent possible.
Le défi DATAFID à Abidjan a réuni à la fois des agents administratifs, des coachs spécialistes des sujets pour épauler les équipes, les décideurs des administrations concernées, ainsi qu’un jury constitué d’experts. Il s’agissait de montrer l’intérêt de l’exploitation des données dans les administrations par la pratique concrète. Cela a permis de démontrer aux différents acteurs de l’administration que la donnée pouvait apporter assez facilement des améliorations concrètes dans le travail des agents.
L’événement de clôture du projet DATAFID est venu conclure trois ans de projet qui a mobilisé sept pays, de nombreux experts ainsi que des partenaires. S’il était important de réunir un maximum des participants pour partager les apprentissages et les résultats, ce fut également l’occasion d’inviter des acteurs de pays extérieurs au projet, afin d’échanger et d’ouvrir de nouvelles perspectives de travail et de collaboration entre les administrations. Découvrez en plus sur le projet en cliquant ici.
A Kigali, les CDOs étaient à l’honneur en tant qu’acteurs de la transformation numérique rwandaise. L’objectif était de présenter le travail accompli durant le projet, mais aussi le faire connaître au delà du réseau des CDOs. En faisant notre mapping – une cartographie – de participants, nous avons convié à la fois des décideurs du secteur public et du secteur privé, pour susciter leur intérêt et les inviter à s’engager dans la démarche amorcée.
3. Du scenario à la production
Un film, c’est avant tout un travail d’équipe, un événement c’est un peu pareil. Quand on se lance dans la préparation d’un événement, on se met rapidement à travailler avec nos clients, avec les experts mobilisés et, parfois, avec des prestataires qui vont contribuer à sa réalisation concrète. Tout d’abord, on définit ensemble les objectifs de l’événement pour choisir les formats les plus adaptés, puis on conçoit un dispositif de communication qui va l’étayer.
On commence par créer le conducteur de l’événement et dresser la liste des invités. Ensuite, on anticipe les aspects logistiques : trouver un lieu qui se prête au(x) format(s) choisi(s), une date qui permette de réunir un maximum d’acteurs. Enfin, on imagine les produits de communication (article, vidéo, interview…) pour prévoir le matériel adéquat et briefer d’éventuels prestataires sur les attendus, ou encore pour aider à la préparation des supports qui seront présentés.
Dans le cadre de l’événement de clôture du projet DATAFID, nous avons choisi de mettre l’accent sur deux formats vidéos pour incarner le projet et donner la parole à celles et ceux qui l’ont porté. Outre la logistique à prévoir, nous avons conçu les storyboards des vidéos avec l’incertitude du matériau que nous réussirions à capter durant l’événement. L’objectif est de prévoir des scénarios bis et d’avoir des questions supplémentaires pour pouvoir s’adapter sur le moment à la (in)disponibilité des interviewés.
4. De la caméra au grand écran
Une fois organisé et tourné, la vie du film commence, tout comme celle de l’événement. On se transforme alors en régie pour orchestrer la communication autour de l’événement, définir où et comment il sera diffusé et relayé. On peut alors devenir à la fois acteur et producteur du film, et prendre à notre charge la communication de l’événement que l’on organise et auquel on participe. Il s’agit d’abord de “préparer les affiches”, d’annoncer sa sortie via les canaux appropriés et de façon coordonnée avec les autres producteurs. Posts LinkedIn, choix des émetteurs (Numéricité et/ou nos clients), relai par les acteurs eux-mêmes, autant d’aspects qu’il faut anticiper et harmoniser.
Le plan de communication choisi va permettre de faire vivre l’événement et le projet qui est derrière, valoriser l’expertise et les réalisations de tous les acteurs et mettre en lumière les bonnes pratiques et les solutions développées grâce au travail collectif.
5. Les retombées
Tout comme un film peut avoir une influence sur la société ou dans l’imaginaire des gens, un événement est porteur de sens et d’apprentissages. On peut facilement observer les indicateurs quantitatifs (statistiques des posts sur les réseaux sociaux, évolution du nombre d’abonnés..). Cela va nous donner une idée de la portée de l’événement, de son rayonnement au sein de l’écosystème mobilisé et potentiellement en dehors de celui-ci. Les indicateurs qualitatifs sont aussi à prendre en compte. Cela va se matérialiser par les retours et commentaires des participants, des clients, par le bon déroulement de l’événement lui-même, et par la complétion des objectifs initiaux. Quels sont les impacts pour les projets concernés et les acteurs concernés ?
Le défi DATAFID a permis de faire rayonner le projet en mettant en lumière l’aspect formation et la montée en compétences des agents embarqués dans l’aventure. Il a également donné à voir aux décideurs des administrations l’importance et l’intérêt de l’acculturation des métiers à la donnée et à ses usages, en particulier en termes de mesure et d’amélioration de l’efficacité des politiques publiques. Ce hackathon fut un moyen de plaider en faveur de l’exploitation des données dans la transformation numérique des administrations.
L’événement de clôture du projet DATAFID fut l’occasion de réunir tous les participants et de consolider la communauté pionnière qui s’est créée au fil du projet, des échanges et des ateliers. Il raconte l’histoire commune d’un projet qui a rassemblé des acteurs différents autour de l’utilisation et de la valorisation des données. Par la même, il a ouvert de nouvelles perspectives de travail et de collaboration grâce au travail accompli et aux fiertés partagées.
Enfin, l’événement à Kigali a créé des opportunités. Il a permis à un écosystème de se rencontrer, de créer des discussions autour de l’avenir de la transformation numérique au Rwanda, et de consolider le réseau des Chief Digital Officers tout en affirmant leur rôle clé dans le processus de transformation en cours. Il fut également un bon moyen de documenter et de partager la connaissance accumulée par les CDOs tout au long du projet.
Forts de ces expériences réussies, nous imaginons déjà les événements de demain, porteurs d’une transformation numérique au service de tous. Et vous quels sont vos secrets pour un événement réussi ?
Quelques références
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