Concevoir le kit de prospection d'une institution visant à promouvoir la transformation numérique des pays en développement
- Client: AFD (Agence France Développement)
- Durée de la mission : de novembre 2022 à mars 2023
- Mots clés : Coaching, S.I., Communication, Manifeste, Coopération
Le contexte
L’Agenda 2030 pour le développement durable a été adopté par les Nations Unies, fixant 17 Objectifs au Développement Durable, parmi lesquels les nouvelles technologies jouent un rôle prépondérant.
Les enjeux du numérique comme vecteur de développement, particulièrement dans les pays du sud, sont multiples : mise en place et développement des infrastructures, facilitation de l’accès aux outils numériques, développement et conception de produits, usage et appropriation des outils, sécurité et protection des données… Le domaine du numérique dans son ensemble est vaste, faisant appel à une large panoplie d’expertises et de compétences.
Les clients de l’Agence Française de Développement (AFD), à savoir les administrations publiques, les entreprises publiques, veulent tirer parti de ces évolutions pour gagner en efficacité, améliorer la prise de décision et mieux assurer leurs missions de service public.
L’Agence Française de Développement accompagne ses clients dans le financement de cette évolution, dans un but d’amélioration de leur efficacité et du service public rendu.
La transformation numérique des administrations et des entreprises publiques commence souvent par la modernisation de leurs systèmes d’information. Un Système d’Information insuffisant peut avoir pour conséquence une diminution de l’efficacité opérationnelle, l’absence de données nécessaires pour le pilotage des missions publiques, une perte de ressources financières, une démotivation du personnel et une insatisfaction croissante des citoyens ou des usagers. De surcroît, le devoir de transparence d’une administration publique vis-à-vis des citoyens dans une démarche de bonne gouvernance peut être considérablement renforcé lorsqu’elle dispose d’un système d’information adapté et moderne notamment grâce à la traçabilité et à l’open data.
C’est pour optimiser sa capacité à détecter, instruire puis conduire des projets de ce type que l’AFD à sélectionné Numéricité, suite à un appel d’offre, pour réaliser un kit de prospection, composé de narratifs, d’un guide méthodologique et d’outils pratiques à destination des contre-parties mais aussi des agents AFD sur le terrain.
Le challenge
Viser l'excellence des livrables, tant sur le fond que sur le forme, tout en veillant à respecter une équilibre entre le niveau de technicité nécessaire du contenu et sa capacité à être compréhensible et utile pour des cibles d'une grande disparité
Le résultat
Notre approche
Une méthodologie de travail en 4 phases et la traduction en termes de livrables
- Étape 1 : production des narratifs autour du SI à destination des contreparties et des managers de l’AFD).
- Étape 2 : élaboration d’un cadre conceptuel pour aborder le SI à destination des chefs de projet de l’AFD.
- Étape 3 : mise en capacité des chefs de projets de l’AFD en termes d’identification du besoin et d’instruction d’un financement de projet
- Étape 4 : production de notes sectorielles relatives à des domaines spécifiques.
La mission a été jalonné d’une série d’interviews thématiques avec des profils variés des parties prenantes du sujet au sein de l’AFD (chargés de mission, managers locaux, experts métiers, et chef de la division numérique). Ces échanges nous ont permis de recueillir leur besoin “terrain”, circonscrire le périmètre et les objectifs des différents livrables ainsi que le niveau de technicité requis pour chacun.
Etape 1 : les narratifs autour de la problématique de la modernisation du S.I.
répondre à leurs enjeux en la matière, et d’autre part, de sensibiliser les managers de l’AFD à l’intérêt de la modernisation des SI des contreparties.
Nous avons associé un expert S.I., qui a opéré l’intégralité de la mission, et un spécialiste en marketing & offres de services.
Les livrables de l’étape : deux narratifs sous forme de notes de synthèse destinées aux managers de l’AFD et à ses contreparties, présentant les tenants et les aboutissants de la modernisation des S.I. (intérêt, enjeux, bénéfices …).
Etape 2 : le cadre conceptuel pour aborder la modernisation du S.I.
assimilées (réutilisabilité, évolutivité, interopérabilité, réversibilité, gouvernance du S.I. …).
DSI), les données sont une matière pérenne qu’il convient de préserver et qui fondent la valeur d’un S.I. et, partant, d’une organisation.
instructive et permet de donner du corps à toute stratégie d’évolution ou de modernisation.
Nous nous sommes donc appliqués à illustrer ceci et à formuler concrètement une démarche d’analyse reposant sur ces principes.
Livrable de l’étape : cadre conceptuel sous forme de livret didactique, présentant la thématique des SI aux chefs de projets de l’AFD (éléments de contexte, vocabulaire, méthodologies, principes de base…) en vue de les familiariser avec le sujet.
Etape 3 : la mise en capacité en termes d’identification du besoin et d’instruction d’un financement de projet
des gains attendus par les services impliqués ou par les usagers de ces services.
a été standardisée dans le but de faciliter l’instruction et la prise de décision.
- mener à bien une première analyse des SI d’une contrepartie, sur la base notamment de guides d’entretiens, et rédiger les termes de références (sur la base d’une trame fournie) pour le recrutement de consultants externes qui réaliseront une étude plus poussée,
- réaliser un audit et une analyse des besoins de la contrepartie en matière de SI, et définir les différentes étapes du projet de modernisation par l’établissement d’une schéma directeur et/ou d’une étude de faisabilité du projet (une trame des termes de référence pour le recrutement de consultants externes est également prévue).
Etape 4 : le focus sur des spécificités sectorielles
Notre connaissance globale des S.I. de l’État et des collectivités nous permet d’être au fait des enjeux spécifiques qui les concernent. Certains usages, certaines contraintes techniques, certains domaines spécifiques nécessitent des adaptations particulières. En dresser une liste exhaustive hors de tout contexte ne présentait pas d’intérêt réel, mais nous avons rédigé des notes sectorielles pour les domaines intéressant l’AFD, notamment au regard des six thématiques listées dans les termes de référence.
Au-delà des fonctions métiers propres à chaque secteur d’activité, la construction numeric/digital repose sur des briques communes qu’il convient de standardiser pour satisfaire les exigences d’évolutivité. Dans le cadre de l’analyse sectorielle, il est souvent intéressant de confronter la réalité à une vision idéale du S.I. où seules les briques spécifiques seraient
prises en charge – dans une logique de libre administration – par la structure concernée.
L’enjeu, à l’échelle de l’administration, est d’assurer la cohérence des S.I. en mutualisant les briques transversales et en identifiant les “biens communs” pour améliorer la performance globale de l’administration.
Dans un idéal d’urbanisme à grande échelle, chaque domaine sectoriel doit donc identifier les potentialités de factorisation, de partage et de mutualisation et se conformer aux règles élaborées pour l’ensemble des acteurs.
Livrables de l’étape : trois notes présentant les spécificités à prendre en compte dans les projets S.I. des secteurs de l’Agriculture, des Finances publiques et de la Santé (contraintes particulières, criticité des infrastructures…).
La traduction en termes de livrables
En définitive nous avons redéfini les livrables comme suit :
- La réalisation d’un narratif, sous forme de flyer, pour promouvoir l’intérêt des S.I. modernisés et la capacité de l’AFD à accompagner ce type de projet auprès des contreparties.
- La réalisation d’un narratif, sous forme de manifeste, pour donner les clés d’analyse et d’argumentation pour accompagner les managers AFD dans le déclenchement de projets de modernisation de S.I.
- La réalisation d’un guide méthodologique pour identifier, instruire et conduire un projet de modernisation de S.I. en direction des Agences du réseau et les Divisions Techniques de l’AFD.
Le guide méthodologique a été complété par une série d’outils pratiques :
- Un glossaire de la transformation numérique et de la modernisation des S.I.
- Des notes sectorielles sur l’Agriculture, les Finances publiques et la Santé.
- Des termes de référence (TdR) types en ce qui concerne l’Audit, la Faisabilité et le Schéma directeur
- Un outil dynamique de diagnostique de la maturité S.I.
Témoignages
Prochaines étapes
Depuis notre intervention, l’Institut français a mis en place la plateforme, IF digital, dédiée à la création numérique française, de nouvelles formations pour mieux appréhender les enjeux du numérique.
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