Toutes les organisations dont les équipes sont affectées à des taches multiples, sur des projets différents, sont confrontées à une problématique commune qui est celle de la comptabilité et de l’imputation : l’enjeu est non seulement de saisir la consommation des équipes sur différentes activités en vue de comptabiliser et facturer la charge de manière adéquate mais également de contribuer à assurer un pilotage rigoureux en regard des prévisions budgétaires.

Dans ce contexte, l’outil Ricobot, dont la vocation première est d’être utilisé par tous les membres de l’entreprise, est un instrument important pour la comptabilité et la gestion des affaires. Au-delà, il contribue à un pilotage fin de l’activité de l’entreprise, permettant de renseigner de précieux indicateurs de performance, déclinables par projet ou par équipe…

Parmi les problèmes concrets auxquels souhaitait répondre Ricobot se trouvaient la multiplicité des processus de facturation en fonction des clients et la difficulté de suivre la consommation sur chaque commande ou projet.

En termes d’objectifs, il s’agissait donc de créer un outil complet et unique pour le suivi de l’ensemble de nos projets. Par conception, il était entendu que ce produit devait répondre à tous les types d’utilisateurs, depuis le membre d’une équipe projet jusqu’à la direction des pôles d’activité de l’entreprise, en passant par les services comptables et financiers en charge de la relation contractuelle avec les partenaires et clients.

Dès le lancement du projet, il était nécessaire de comprendre les besoins des utilisateurs et d’adapter les accès en fonction de chaque spécificité. Une construction itérative visait à obtenir très rapidement un premier produit opérationnel sur un périmètre limité qui serait ensuite étendu à l’ensemble des acteurs et besoins identifiés.