Dans cette série consacrée aux backstages de Numéricité, nous vous ouvrons les coulisses de notre vie de bureau. Ce deuxième épisode est dédié à notre outil fait maison : le Ricobot. Pierre angulaire de l’entreprise, s’il n’est ni Goldorak, ni C3PO, le Ricobot est bien celui qui épargne un bon nombre de tracas à notre équipe, et surtout à Marie et Joana, qui assurent le suivi des activités de Numéricité tout au long de l’année.
Il n’est pas rare que les processus de facturation, les déclarations du temps passé sur les missions, ou le suivi des prestations réalisées se transforment rapidement en casse-tête. Chez Numéricité, nous avons la particularité d’avoir une grande diversité de clients publics et privés, entrainant de facto une multiplication des process de suivi et de facturation. En somme, à chaque client son mode de facturation : service fait, à la journée, lissage mensuel, consommation mensuelle, forfaitaire… Autant de modes qui complexifient le pilotage général des projets.
C’est de ce constat qu’est né le Ricobot. Son objectif est simple : suivre l’activité de nos expertes et experts, centraliser toutes les informations nécessaires à la facturation, et à la bonne conduite de la mission. Il s’agit donc de réussir à créer un outil flexible et adaptable, qui réponde à nos besoins et soit accessible à nos clients pour suivre et piloter leur prestation.
La création du Ricobot a rassemblé l’entièreté de l’équipe et a souligné l’importance de la communication pour expliquer et comprendre les besoins et les usages. Cela a également mis en exergue la complémentarité des métiers au sein de Numéricité. Le pôle administratif a contribué à la conception en partageant ses besoins en termes de gestion comptable et humaine, les juristes sont intervenus sur les enjeux liés à la protection des données, les développeurs sur la création technique et notre experte design a été mobilisée sur la création d’une interface ergonomique et adaptée. Avant d’être un outil, c’est donc aussi et surtout un projet commun au sein de l’équipe !
La naissance d’un robot
A l’origine, le Ricobot a été conçu pour répondre aux besoins d’un marché précis. C’est d’ailleurs l’un de nos interlocuteurs en charge de la gestion des compte rendu d’activité qui lui a donné son nom. D’Eric est venu le (E)Ricobot.
Au delà de l’anecdote, le Ricobot a au départ été calqué sur une process particulier propre à ce marché. Dès que l’on a voulu s’en servir pour en gérer d’autres, on s’est rapidement rendu compte qu’il fallait le faire évoluer. Mené presque comme un projet de start-up interne, l’équipe a créé une feuille de route, s’est réunie lors de sprints et de points hebdomadaires, pour pouvoir itérer et améliorer l’outil.
Au-delà de l’aspect économique de la chose, la démarche était avant tout de créer un outil de gestion sur-mesure, parfaitement adapté à la particularité de nos missions. Le Ricobot est aussi un bon exemple de la mise en commun de nos savoir-faire. Approche produit, incrémentation, user-centrism, autant de méthodes que l’on met aussi bien au service de nos clients, qu’au développement de l’entreprise.
Le défi
Le principal enjeu d’un outil comme Ricobot, c’est la diversité de ses utilisateurs -même dans une PME comme la notre. Au cours des différents sprints et à l’usage, nous nous sommes rapidement rendus compte que nous ne nous servions pas de l’outil de la même manière du fait de nos logiques de travail différentes. L’enjeu était donc de réussir à converger vers une façon de faire unique, en particulier pour piloter plus finement la rentabilité des missions.
Le défi de la logique métier s’est avéré corsé pour nos développeurs. Il faut comprendre comment les entités interagissent, comment les CRA (Compte Rendu d’Activité) sont créés (déclarés, validés et facturés) et construire un outil qui prenne en compte tout cela en plus d’offrir des parcours utilisateur pour les différentes personas identifiées. L’une des évolutions significatives est celle du passage d’une vue dédiée principalement à la gestion, à deux vues : une pour les salariés et l’une pour les administrateurs. Ces deux interfaces permettent aux équipes de déclarer leurs CRA, aux responsables de projet de les valider, et à Marie et Joana de facturer. Elles ont évolué pour permettre aux salariés d’avoir de la visibilité et des responsabilités quant au suivi des missions (des bons de commande et des jours restants par exemple). Le Ricobot a évolué de concert avec nos process internes (qu’on a parfois dû créer). Il joue un rôle à la fois financier et humain en permettant une gestion des projets plus transverse et en répondant aux besoins de suivi de chacun.
Retour vers le futur, Ricobot en 2025
Au fur et à mesure du développement des activités de Numéricité, nos développeurs, notamment Daniel et Clément, ont fait évoluer l’outil pour qu’il corresponde aux particularités des clients pour lesquels nous travaillons. On évoquait la flexibilité offerte par Ricobot en termes de gestion. Il permet aujourd’hui de pouvoir déclarer les activités de différentes manières. Par exemple, les missions e-gov que l’on mène à l’étranger requièrent des suivis calendaires, d’indiquer si l’expert ou l’experte mobilisé·e travaille en France ou sur place, etc. Autant d’options qu’il a fallu implémenter dans l’outil.
Le Ricobot est également doté d’un tableau de bord présentant des statistiques sur les marchés (suivi des commandes), les projets (suivi des factures émises, payées, etc) et les personnes (suivi de l’activité). Ce tableau de bord permet d’avoir une vue globale sur l’activité de l’entreprise, de fixer des objectifs et de suivre les projets en cours aussi bien en termes financiers qu’humains.
L’avantage non négligeable d’avoir un outil fait maison, c’est qu’on peut non seulement faire évoluer ses fonctionnalités en permanence, mais aussi que tous les utilisateurs sont directement concernés par sa production et son amélioration. Toutes les semaines, un point hebdomadaire est organisé au sein de l’équipe pour faire des retours utilisateurs et les implémenter, dans une logique de perfectionnement.
Dans un futur proche, l’objectif serait d’affiner le suivi et de développer un outil d’analyse de la consommation des bons de commande ou encore du chiffre d’affaires réalisé, afin d’avoir une vue plus précise de ce qui a été réalisé réellement par rapport à ce qui est facturé. Des données qui contribueront à la bonne gestion de l’entreprise. Ce sera d’ailleurs l’un des thèmes de notre prochaine workweek. Pour faciliter le travail de tout le monde, il serait également intéressant de permettre l’interconnexion entre le Ricobot et d’autres logiciels que l’on utilise fréquemment. Il deviendrait ainsi un outil interopérable et cela permettrait un certain nombre d’automatisations, et donc de gain de temps et d’efficacité pour l’équipe.
Vers l’infini et au-delà
Vu que l’on est fier de cette création – et qu’elle fonctionne plutôt bien-, on s’est demandé si elle ne pouvait pas être utiles à d’autres, qui comme nous, font face aux méandres de la gestion administrative. C’est pourquoi, dans le cadre d’une mission d’appui administratif, nous avons proposé Ricobot à l’un de nos partenaires. Il partage avec nous les contraintes liées à la multiplicité des process, et souhaitait palier la multiplication des tableurs de suivi et des échanges de mails à n’en plus finir. La simplicité d’utilisation de l’outil et ses possibilités d’évolution ont séduit nos premiers utilisateurs extérieurs. Grâce à la grande flexibilité offerte par le Ricobot, nous avons pu retravailler facilement certaines fonctionnalités et en rendre certaines optionnelles pour l’adapter aux besoins de notre partenaire. C’était notamment le cas en termes de confidentialité des données qui de son côté, ne peuvent être partagées entre tous.
Et voilà comment un outil créé pour un usage interne, peut devenir un produit à part entière, et un moyen supplémentaire – s’il en fallait – de démontrer l’intérêt de mettre les utilisateurs au cœur du développement numérique.
