Faciliter la diffusion de connaissances au sein du réseau ANIL et fluidifier les remontées de terrain
- Client : ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement)
- Depuis Janvier 2023 (en cours)
- Mots clés : Développement, UX - UI, Plateforme, et Ressourcerie
Le contexte
Créée en 1975, l’Agence Nationale pour l’Information sur le Logement (ANIL) est une association loi 1901 dont l’objectif est de contribuer à l’accès de tous à l’information sur l’ensemble des thématiques liées au logement. Elle regroupe les principaux acteurs publics et privés et est la tête de pont d’un maillage départemental d’agences : les Agences Départementales pour l’Information sur le Logement (ADIL).
L’ANIL est un centre de ressources pour les ADIL : une de ses missions premières est d’apporter un appui permanent au fonctionnement des agences locales au travers d’études juridiques, de veilles sur l’actualité, de supports de formation ou d’information. Au total, 88 départements sont pourvus d’une ADIL. Ce maillage territorial permet d’apporter un service de proximité et d’accompagner efficacement les politiques publiques. Les juristes des ADIL s’appuient sur les ressources diffusées par l’ANIL pour apporter un conseil gratuit, neutre et personnalisé sur toutes les questions juridiques, financières et fiscales relatives au logement et à l’urbanisme, aussi bien aux particuliers qu’aux collectivités territoriales.
Chaque type de ressources était diffusé par un canal différent : via l’extranet pour les études juridiques et les formations, via mail pour les veilles et les supports d’information. De fait, la diffusion était chronophage et supposait la maîtrise des différents outils. De plus, la mise à jour des contenus était compliquée, avec des conflits entre les différentes versions d’une même ressource et une traçabilité quasi impossible.
L’ANIL a fait appel à Numéricité afin de concevoir et développer une plateforme centralisant l’ensemble des ressources pour faciliter la diffusion de connaissances et les remontées de terrain (commentaires, fil de discussion, etc.). Nous connaissions déjà bien l’ANIL et son réseau d’une précédente mission au cours de laquelle nous avions conçu un outil de recueil des demandes du public ergonomique, fiable et personnalisable ainsi qu’un module statistique paramétrable de visualisation des données.
Le challenge
Le résultat
Notre approche
Afin de concevoir une solution répondant aux attentes des différentes parties, nous avons mené le projet en plusieurs phases :
Phase 1 – Investigation des usages et des attentes de l’ANIL et des ADIL
Cette première phase est celle de l’investigation, capitale afin de mener à bien le projet. Nous avons tout d’abord recensé l’ensemble des typologies de ressources existantes et les avons réunies dans une seule base de données.
Repartir de la donnée nous a permis de structurer un outil de back-office sur mesure par rapport aux usages des juristes de l’ANIL. Nous avons également conduit une série d’entretiens utilisateurs grâce auquel nous avons d’une part mieux compris leurs usages des différents outils et d’autre part leurs attentes.
Repartir de la donnée nous a permis aussi de penser l’architecture et les parcours de diffusion pour le réseau d’ADIL. À l’instar de ce que nous avons fait avec l’ANIL, nous avons animé une série d’ateliers pour cerner les usages des agents départementaux et définir avec eux les modules et les parcours utilisateurs sur la plateforme. L’objectif étant de leur faciliter la consultation, notamment en organisant les informations en fonction de la priorisation qui a émané des ateliers. Le nouveau parcours permet à un ADIL de consulter l’ensemble des études de manière thématique et de trouver en même temps tous les éléments de veille qui viendrait compléter l’analyse juridique de l’ANIL.
Phase 2 – Développement agile de la plateforme – back et front office
Sur la base des différents entretiens, notre UX/UI designeuse a développé les premières maquettes de la base de connaissance juridique afin de permettre aux agents de se projeter dans l’utilisation de la solution proposée. Celles-ci ont été validées au cours de nouveaux ateliers avec les agents, afin de s’assurer de répondre au mieux au besoin des utilisateurs.
Nous avons initié le développement avec la mise en place d’un outil d’édition de contenus, qui permet aux juristes de l’ANIL la création d’une étude juridique complète en back-office. Nous l’avons complété d’un outil de gestion de version qui permet de visualiser les différences et changements avant publication. S’ajoute à cela une dimension collaborative avec l’assignation de relecteurs et la possibilité de commenter des éléments de contenu. Par la suite, ces contenus peuvent être classés par thématiques et par types de ressources grâce à un système de tags.
Cette nouvelle version de la plateforme contient également un module permettant de relayer les articles et contenus de veille au fil de l’eau, classés par thématiques et/ou typologies. Il vient se substituer à la revue de presse adressée par mail aux ADIL et parfois aux partenaires externes. À l’instar des contenus créés en propre sur la plateforme, ces ressources sont chacune présentées dans une fiche résumant le contenu et indiquant le lien d’accès.
En parallèle, nous avons développé l’interface front-office en intégrant les maquettes qui avaient été validées au cours de la première phase.
L’ensemble du développement s’est fait en mode agile : suite aux différents sprints, les agents été invités à partager leurs feedbacks, que nous avons intégrés au fil de l’eau afin de garantir une solution conforme aux besoins des différents utilisateurs.
Phase 3 – Permettre les interactions entre utilisateurs sur la plateforme
Nous entrons dans la troisième et dernière phase du projet centrée sur les interactions entre utilisateurs. Sur la base de nouveaux entretiens utilisateurs, nous avons compris que les agents des ADIL souhaitaient pouvoir commenter les ressources mises à disposition sur la plateforme, afin d’apporter des compléments ou poser une question sur une situation précise à l’ANIL.
Cet usage est essentiel pour les agents des ADIL, comme en témoigne la densité des QRI sur l’extranet. Elles permettent d’obtenir des réponses spécifiques qui ne sont pas décrites dans les études juridiques. Le choix des équipes de l’ANIL a été de conserver cet historique sur l’extranet afin de ne pas polluer la plateforme Silex. Les nouveaux modules que nous développons permettront d’une part aux ADIL de poser leurs questions ou d’ajouter des compléments sur les contenus, et d’autre part à l’ANIL d’administrer les réponses. Ces échanges pourront être intégrés directement aux études de la base de connaissances juridiques si cela s’avère pertinent.
Nous travaillons aussi sur l’ajout d’un outil statistique qui permettra aux juristes de l’ADIL d’obtenir des métriques clés sur les ressources comme par exemple le nombre d’études créées, le nombre de mise à jour, les études les plus et moins lues, etc. Ils pourront monitorer la plateforme et mieux prioriser les besoins à venir.