L’emploi de mineurs est commun dans les secteurs du spectacle (cinéma, télévision, radio, spectacle vivant et e-sport), mais les procédures administratives peuvent s’avérer fastidieuses. Comment dématérialiser et faciliter la procédure pour les demandes d’autorisation de travail des mineurs de moins de 16 ans dans le secteur du spectacle tout en garantissant la sécurité du traitement des dossiers ?
C’est le défi que s’est lancé l’équipe du projet Enfants du spectacle, portée par la Fabrique numérique des ministères sociaux. Alors que la phase 1 du projet est arrivée à son terme et en attendant une étude d’impact formelle, nous voulions avoir le retour d’expérience et dresser un premier bilan avec Selim Amara, le Product Owner.
Numéricité : Pourriez-vous nous présenter le projet Enfants du spectacle en quelques mots ?
Selim Amara : Le projet est parti du constat que la procédure de demande d’autorisation pour l’emploi des mineurs dans le milieu du spectacle implique des démarches assez longues. Ces procédures gagneraient à être modernisées pour toutes les structures impliquées. Partant de cette idée nous avons travaillé sur plusieurs objectifs :
La dématérialisation de la procédure papier, pour :
- Simplifier et fluidifier les démarches administratives
- Améliorer le suivi
- Gagner du temps dans les procédures
Le maintien du même niveau d’exigence en matière de protection des enfants :
- Cette démarche vise également à protéger les enfants de tout abus
- En garantissant l’harmonisation législative
Le service est en production depuis fin avril 2022.
Avant la mission, quel était l’état des lieux du traitement des dossiers d’emploi pour les mineurs dans le secteur du spectacle ?
SA : Afin d’éviter tout abus, les sociétés doivent justifier l’emploi d’enfants par une demande d’autorisation accompagnée de nombreux documents. Cette demande d’autorisation est examinée par une Commission qui regroupe différentes entités ministérielles (culture, travail, juge des enfants, etc.) sur la base desquelles l’autorité administrative prendra sa décision : une autorisation classique, une autorisation sous réserve ou un refus. Au départ, il s’agit d’une procédure papier et ce type de démarches peuvent être très longues.
Comment est organisée l’équipe mobilisée pour le projet et comment est-il mis en œuvre (dynamique des équipes, méthodologie, gestion de projet, etc.) ?
SA : Le projet a accueilli plusieurs équipes car différents experts se sont relayés pour travailler sur différentes temporalités. Il a fallu articuler toutes les phases : phase d’investigation, conception, architecture, validation par un comité de pilotage et intégration de nouveaux membres dans les équipes. Nous avons échangé avec beaucoup d’interlocuteurs et essayé de nous adapter au mieux aux sociétés de production qui n’ont pas toutes les mêmes problématiques.
Tout s’est réalisé en bonne intelligence !
En octobre 2021, la phase de développement du projet a été lancée, notamment avec des tests utilisateurs et la réalisation de maquettes. Depuis, où en est le projet ?
SA : Beaucoup de choses ont été réalisées depuis. Tout d’abord nous avons réalisé plusieurs phases de tests utilisateurs avec 2 types d’utilisateurs en particulier les instructeurs de dossier et les sociétés de productions.
Par ailleurs, nous avons travaillé sur des maquettes d’interfaces utilisateurs pour les usagers et les instructeurs. Ensuite nous avons travaillé sur le développement d’un premier prototype d’interface instructeur d’abord testé avec des dossiers vides, puis des phases de test en réel avec des vrais dossiers. Nous avons testé tout le processus et avons bénéficié des retours pour notre V0.
D’un point de vue architectural, la première version n’a fait l’objet d’un développement propre de l’interface usager, les maquettes n’ayant pas à ce stade été prototypées.
Pour mettre en forme le projet, nous sommes passés par la plateforme Démarches simplifiées, outil générique qui permet de créer des formulaires administratifs. Nous avons testé plusieurs types de formulaire et avons abouti à la création d’un formulaire cible en février 2022. L’utilisation de Démarches simplifiées était assez pratique pour mettre en place rapidement les démarches en ligne, mais la plateforme présente des limites, car il est difficile d’y traiter des dossiers à gros volume. A terme, il s’agira de développer une interface spécifique destinée à cela.
A partir du 25 avril 2022, nous avons mis en production. 10 jours après, la plateforme comptabilisait déjà un taux d’utilisation de 65%. Cela signifie que 65% des dossiers ont été déposés en ligne. Et ce, sans réelle communication sur le projet, car nous avons prévenu tardivement les usagers. D’ailleurs, il n’y pas d’obligation réglementaire de passer par la plateforme, cette utilisation est basée sur le volontariat.
Ce résultat est encourageant pour la suite !
Source : Plateforme Enfants du spectacle via Démarches simplifiées
Quelle est la suite du projet ?
SA : Premièrement, nous avons besoin de dresser un bilan formel afin de travailler à l’amélioration de l’outil. Quelques réunions sont prévues à cet effet avec les représentants des organisations patronales et les assistants de productions :
- pour évaluer la V1
- constater si c’est une réussite ou non
- évaluer le taux d’utilisation et son intérêt pour les sociétés de production
- définir les axes d’amélioration.
Cette étape nous donnera plus de visibilité pour la création d’une V2.
Deuxièmement, nous devons réfléchir à un déploiement national. Il s’agit pour l’instant d’un projet régional, l’idée pour la V2 est de passer au déploiement national pour éviter une disparité géographique. Les commissions étant départementales, avec la création de cette plateforme qui devient comme un guichet unique, le but à terme est d’uniformiser les démarches. Beaucoup de sociétés de production sont demandeuses de cette dématérialisation des démarches accessible dans leur région.
Enfin, il y a également une question de financement, car cela permettrait d’en savoir plus sur la suite du projet. Cette question n’est pas encore définie.
Ce que le projet vous a apporté en tant que Product Owner (spécificité par rapport à d’autres projets, les difficultés rencontrées, les points positifs)
SA : Je suis cadre dans l’administration depuis longtemps mais avec ce projet, j’ai découvert tout un univers. J’avais l’habitude d’encadrer des agents administratifs et de piloter des projets mais celui-ci est différent. Il s’agit de piloter une équipe en mode «agile» avec une certaine articulation et une dynamique différente. Les équipes sont jeunes, et elles changent en fonction des différentes phases du projet.
C’est le premier projet numérique que je mène. Un projet que l’on a pu bâtir très rapidement. La promesse était effectivement de créer un premier outil en 6 mois. L’idée est bien sûr de procéder l’amélioration en continue, mais bâtir un tel projet en partant de zéro c’était très intéressant et passionnant. Il y a eu quelques difficultés d’ordre technique mais aussi des difficultés liées à la résistance au changement : du côté administratif, du côté des usagers également, à tous les niveaux. Même si ce n’est pas évident, c’est tout l’intérêt du projet. Se dire qu’on arrive à lever les obstacles et à enfin voir un produit qui est livré dans les temps. Un produit de qualité.
On peut faire les choses rapidement mais tout en étant solide sur ses fondations. L’arrivée de Yoann [Associé et directeur du pôle développement chez Numéricité] dans notre équipe , nous a aidé à consolider le projet notamment par son soucis des délais, et d’un rendu qualitatif d’une première version.
Comment la méthode Beta.gouv s’est conjuguée avec celle de Numéricité ? Qu’avez vous pensé de notre collaboration ?
SA : Chaque structure a sa propre culture et ses méthodes, mais cette culture peut s’adapter et être adaptée en fonction des équipes et des missions. Tout est adaptable, même la méthode agile ! D’ailleurs chaque équipe a sa propre méthode agile. L’idée est est d’aller jusqu’au bout de la logique de l’adaptation.
J’ai énormément apprécié cette collaboration et je sais que ce n’est que le début. Yoann est arrivée au moment où l’outil avait déjà commencé à être développé et a rapidement su prendre ses marques. Il a rapidement compris les besoins des clients, les exigences et les différents leviers du travail à fournir.
Ce qui a permis de faire en sorte que tout se passe bien avec Numéricité et avec Yoann, c’est justement le fait d’avoir respecté les méthodes de tout le monde tout en s’adaptant !
L’idée est à la fois d’avoir des méthodes qui servent de bases pour le projet mais aussi pouvoir les dépasser et s’adapter quand il y a besoin. Éviter que les méthodes deviennent des dogmes, et qu’on s’enferme. Je pense que pour ce ça fonctionne, il faut aller jusqu’au bout de la logique d’agilité et toujours interroger les méthodes en avançant !
Pour résumer le projet :
📑 Besoin de dématérialiser la démarche administrative des contrats des mineurs travaillant dans le monde du spectacle.
🎯 Usagers de la plateforme :
- les sociétés de production qui emploient les enfants,
- les membres de la commission,
- Les services d’instruction
⌛ La Fabrique des ministères travaille sur le projet depuis février 2021, lancement de la première version en avril 2022.
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