Accompagner un Conseil régional dans la rédaction d'une charte informatique
- Client: Conseil régional de la Guadeloupe
- Durée de la mission : de janvier 2020 à janvier 2022
- Mots clés : Coaching, Data, Conformité, Knowledge, S.I.
Le contexte
La crise sanitaire de la COVID-19 et l’augmentation du télétravail a mis en exergue le besoin d’une charte informatique au sein du Conseil Régional de Guadeloupe. Besoin apparu avant la pandémie, le Conseil Régional souhaitait encadrer les responsabilités des utilisateurs de ses systèmes d’information et instaurer des bons usages de ses différentes ressources (usage de la messagerie professionnelle, usage d’internet, des réseaux sociaux, possibilité de faire du télétravail…).
Le Conseil Régional a fait appel à NumériCité pour l’accompagner dans la rédaction et la mise en place de ce document. Ce fut l’occasion pour nos équipes de travailler en lien étroit avec la Direction de la Transformation Digitale et des Systèmes d’Information (DTDSI) de la Région, mais aussi de voyager en Guadeloupe !
Le challenge
Faire de la réalisation d'un document formel sur le bon usage informatique
un accélérateur de la transformation numérique d'une collectivité
Le résultat
Notre approche
Bien plus d'une simple charte...
C’est en immersion que le travail a débuté, dans les locaux du Conseil régional pour réaliser l’audit des différents services. L’objectif était d’identifier précisément la volonté politique, les contours de la commande et les fins de la charte informatique.
Si sur le fond, les attentes et les besoins étaient assez claires, ces échanges liminaires ont permis de dégager des orientations importantes quant à la forme et surtout à la philosophie de la charte.
Ainsi le document se devait d’être :
- accessible à tous, compréhensible et vulgarisé ;
- bienveillant, plus pour protéger que pour sanctionner, et qui rappelle les droits avant les devoirs ;
- dynamique, dont les agents peuvent se saisir facilement.
Après une introduction rappelant les éléments préalables « classiques » d’un tel document (objet de la charte, cadre législatif en vigueur, champ d’application…), la charte a été divisée en plusieurs chapitres en fonction des différents acteurs en présence : les « utilisateurs », les « administrateurs » et les « élus ».
Nous avons tenté autant que possible de subdiviser les thématiques de telle sorte de faire apparaître une redondance dans la forme du document (« Les outils / les accès / les usages »), facilitant ainsi l’accessibilité et une meilleure prise en main de la charte par les agents.
Des « focus » ont été disséminés dans le document avec un ton beaucoup plus direct, s’adressant aux lecteurs et essayant de coller avec des situations existantes ou qui se présentent fréquemment.
La charte ainsi rédigée est un document conséquent (30 pages), une « charte-mère » à laquelle se sont additionnés des annexes pour tous les sites « satellites » du Conseil Régional (auxquels participent des élus et des agents détachés).
Une FAQ a également été rédigée afin d’appuyer encore davantage la dimension dynamique du document. Elle est une porte d’entrée encore plus accessible pour la Charte.
Retour d'expérience...
La mission Numéricité pour Le conseil régional de Guadeloupe, plus que la simple rédaction d’une charte informatique, a été une étape importante pour sa transformation numérique au sens large.
Mêlant technique, droit, usages et bonnes pratiques, la livrable final fut un exercice intéressant qui a fait appel à plusieurs domaines de compétence.
Notre méthode de travail : venir sur place pour rencontrer nos interlocuteurs du Service infrastructure et prestations informatiques (SIPI), faire connaissance et analyser plus précisément les besoins, le cadre et l’origine de la commande.
En apparence simple, une charte informatique soulève de nombreuses questions juridiques, organisationnelles et donc politiques : quelle valeur juridique attribuer à un tel document ? Quelles sanctions en cas de non-respect ? Quelles valeurs la charte doit-elle véhiculer ? Quelle place lui accorder dans le quotidien des agents régionaux ?
Comme souvent, notre intervention a soulevé de nombreux nouveaux sujets sensibles : open data, protection des données à caractère personnel, stratégie de transformation numérique du conseil régional, ou encore des questions d’organisation et de management administratifs.
Aussi, nous nous sommes donné le temps nécessaire pour adresser un à un ces sujets, pour décider en conscience, s’il fallait les inclure ou nous dans le périmètre de la charte.
Ralentie par les contraintes liées à la pandémie, la collaboration, principalement distancielle au final, a obligé les deux parties à une attention toute particulière dans la compréhension des concepts et des idées, tant sur la forme que sur le fond, ainsi qu’une grande rigueur dans le étapes de validation.
D’un « squelette » principal, nous sommes parvenu à une charte finale en rédigeant pas à pas les différentes rubriques, puis les annexes et enfin FAQ.
Témoignages
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