Outiller les agents d'un réseau culturel international avec un catalogue de solutions logicielles
- Client: Institut Français
- Durée de la mission : en cours (depuis avril 2022)
- Mots clés : Coaching, Co-construction, Open labs, Ressourcerie
Le contexte
Suite à la crise sanitaire, l’Institut Français a mené une étude, avec l’appui du groupement Numéricité – Badine, visant à identifier les leviers d’accélération de transformation numérique. Cette démarche a été menée dans l’optique de permettre aux acteurs incontournables de la culture française d’assurer la continuité de leurs activités en toute circonstance.
Une des recommandations identifiées par cette étude a été la conception d’un catalogue de référencement de solutions logicielles. La réunion de lancement d’avril 2022 a marqué le démarrage de cette nouvelle collaboration entre l’Institut français et Numéricité.
Le challenge
Un catalogue en ligne répond aux enjeux de gouvernance de l'Institut Français ainsi qu'au besoin opérationnels de populations très différentes d'utilisateurs décentralisés.
Le résultat
Notre approche
Étape 1 : des open labs au service d'une co-création productive
Le catalogue de référencement de solutions logicielles vise à apporter aux membres du réseau des Instituts français, Alliances françaises et services culturels des ambassades une liste non-exhaustive de solutions logicielles documentées et répertoriées selon leurs besoins métiers. Une première liste de solutions identifiée lors des travaux de 2021 a donc été à nouveau challengée auprès d’une dizaine de postes identifiés comme « complices » à l’aide d’un questionnaire qualitatif.
Ce questionnaire nous a permis d’identifier les catégories de solutions prioritaires à renseigner dans le catalogue ainsi que les critères de sélection prioritaires et le spectre de matériel disponible au sein des postes. En effet, les postes à travers le monde étant indépendant, ils ne sont pas dotés de la même manière en termes de financement et donc de matériel de travail. Il était donc essentiel de prendre en compte ces disparités pour proposer, dans le catalogue, des alternatives aux solutions les plus onéreuses ou les plus énergivores.
Afin de pouvoir compléter le catalogue et proposer de nouvelles solutions, un ensemble de critères spécifiques a été défini. Cela a permis de mettre en place un processus de référencement pour évaluer et sélectionner les futures solutions logicielles du catalogue. Parallèlement à ces travaux sur le panel de solutions logicielles, différentes itérations d’UX/UI ont permis de concevoir l’aspect visuel du catalogue, qui devait répondre à des critères de simplicité et de lisibilité.
Étape 2 : une adoption exemplaire malgré un déploiement rapide
Témoignages
Prochaines étapes
Désormais, les travaux consistent à maintenir à jour le catalogue en continuant de l’alimenter avec de nouvelles solutions qui répondent aux besoins présents et futurs du réseau. Le catalogue sera mis en production et diffusé auprès des agents du réseau courant septembre.
Parallèlement, nous entamons des travaux de pré-négociation avec les éditeurs des solutions incontournables dans l’optique de proposer une tarification équivalentes aux membres du réseau culturel français et éviter toutes différences de traitement.
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