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Suivre la consommation de nos projets à l'aide d'un outil sur-mesure

Le contexte

Toutes les organisations dont les équipes sont affectées à des taches multiples, sur des projets différents, sont confrontées à une problématique commune qui est celle de la comptabilité et de l’imputation : l’enjeu est non seulement de saisir la consommation des équipes sur différentes activités en vue de comptabiliser et facturer la charge de manière adéquate mais également de contribuer à assurer un pilotage rigoureux en regard des prévisions budgétaires.

Dans ce contexte, l’outil Ricobot, dont la vocation première est d’être utilisé par tous les membres de l’entreprise, est un instrument important pour la comptabilité et la gestion des affaires. Au-delà, il contribue à un pilotage fin de l’activité de l’entreprise, permettant de renseigner de précieux indicateurs de performance, déclinables par projet ou par équipe…

Parmi les problèmes concrets auxquels souhaitait répondre Ricobot se trouvaient la multiplicité des processus de facturation en fonction des clients et la difficulté de suivre la consommation sur chaque commande ou projet.

En termes d’objectifs, il s’agissait donc de créer un outil complet et unique pour le suivi de l’ensemble de nos projets. Par conception, il était entendu que ce produit devait répondre à tous les types d’utilisateurs, depuis le membre d’une équipe projet jusqu’à la direction des pôles d’activité de l’entreprise, en passant par les services comptables et financiers en charge de la relation contractuelle avec les partenaires et clients.

Dès le lancement du projet, il était nécessaire de comprendre les besoins des utilisateurs et d’adapter les accès en fonction de chaque spécificité. Une construction itérative visait à obtenir très rapidement un premier produit opérationnel sur un périmètre limité qui serait ensuite étendu à l’ensemble des acteurs et besoins identifiés.

Le challenge

« Créer un outil complet et unique pour le suivi de l’ensemble de nos projets »

Le résultat

Un produit utilisable en ligne

Automatisation de l'envoi des comptes-rendus d'activité chaque mois à tous les membres de l’entreprise (~25 personnes)

Environ 30 missions pilotées à l'aide de l’outil

Notre approche

  • Actions mises en place et méthodologie
    • Interviews et recensement des besoins des différents utilisateurs
    • Développement itératif et revues régulières avec le(s) porteur(s) de projet
    • Points de suivi hebdo favorisant la prise en compte des demandes et la mise en place progressive du produit dans une logique de “test and learn”
  • Technologie mise en oeuvre pour le développement du produit
    • Nextjs pour le front-end
    • Strapi pour le back-end
    • Metabase pour la vue des statistiques
  • Outils utilisés dans le cadre du projet
    • Notion pour le suivi du projet (kanban)
    • Figma pour le maquettage

Témoignages

Marie Duplan

Cet outil m’aide énormément à suivre les consommations de nos différents bons de commande, notamment dans le cas du marché qui nous lie à la Fabrique des Ministères Sociaux

Marie Duplan

Responsable Administratif et Financier

Prochaines étapes

Les perspectives de développement portent sur l’amélioration des fonctions suivantes : la vue statistiques, la gestion des Devis/BDC/Factures, l’Interopérabilité avec les autres outils (internes, notre CRM notamment) ou externes (”time sheet” clients, lien chorus, etc)

Ressources

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