Accompagner le pilotage d’une start-up dédiée à l’encadrement du travail des mineurs dans les milieux artistiques
- Client : Fabrique Numérique des Ministères sociaux
- Février 2021 - Mai 2022 (15 mois)
Le contexte
Les sociétés du secteur du spectacle – cinéma, télévision, théâtre, doublage, cirque, opéra, chorale, mannequinat, e-sport, etc. – ont pour obligation de faire une demande d’autorisation de travail dès lors qu’ils souhaitent embaucher un mineur de moins de 16 ans pour une de leur prestation.
Ces demandes sont très encadrées et doivent suivre un processus administratif en 3 étapes :
1. Le demandeur constitue un dossier dans lequel il renseigne toutes les informations décrivant sa situation et son projet artistiques (ex. film, concert, spectacle ou autre) et les informations sur les enfants qu’il souhaite embaucher.
2. Une fois complet, le dossier est instruit par la Mission Protection de l’Enfance de la Direction Régionale Interdépartementale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DRIEETS). Cette instruction implique également le rectorat ainsi que la médecine du travail.
3. Le dossier validé par la Mission Protection de l’Enfance est ensuite soumis à la commission mensuelle départementale des Enfants du Spectacle.
Chaque DRIEETS est autonome dans la définition de la forme des procédures de dépôt des dossiers. Historiquement, la procédure se concrétisait par la constitution d’un dossier papier par le demandeur auprès de la DRIEETS concernée.
Partant du constat que 95% des demandes sont concentrées en Île-de-France, la gestion historique avait tendance à provoquer un engorgement des services et un allongement des délais de traitement parfois incompatible avec les calendriers des productions artistiques.
Il était nécessaire de concilier trois éléments:
La procédure papier jugée lourde et fastidieuse, tant pour les demandeurs que pour les agents d’instruction, a déclenché la mise en œuvre d’un service unique d’instruction accompagné d’une application de gestion numérique.
Le challenge
Le résultat
Notre approche
Parvenu à sa phase d’accélération, Enfants du spectacle avait pour objectif de développer l’impact du service numérique ainsi que son déploiement à plus large échelle. “Césarisant” la réussite de la phase précédente – dite de construction – en poursuivant son incubation, La Fabrique a souhaité opérer quelques changements lors de cette nouvelle étape du projet, comme souvent à ce stade, notamment en élargissant l’équipe mobilisée.
Enfants du Spectacle a donc complété le casting de son équipe produit en octobre 2022.
Sa mission première : organiser une série d’open labs mensuels avec une communauté élargie d’acteurs, véritables utilisateurs de la plateforme. En amont, il s’agissait d’identifier ces futurs acteurs clés au sein de la base d’utilisateurs. Nous avons développé un discours de conviction, en valorisant les bénéfices attendus par le futur produit et l’importance de leur rôle, afin de les recruter plus facilement. En posant ces bases relationnelles favorables, nous avons assuré une implication maximale de tous ces acteurs qui allaient jouer le premier rôle dans la co-construction du produit sur la durée.
Ainsi, entre janvier et août 2022, deux briques ont été développées et expérimentées en respectant les principes de la méthode produit, de manière itérative et incrémentale :
1 – Un formulaire a été réalisé sur demarches-simplifiees.fr afin de permettre aux demandeurs de formaliser leurs demandes d’autorisations de travail pour les enfants du spectacle en ligne.
2 – Une interface destinée aux agents d’instructions permettant d’instruire les dossiers au format numérique.
Grâce à cette expérimentation, la nécessité de l’outil a été validée par les différentes familles d’utilisateurs, louant le gain en sérénité d’esprit, en temps et en efficacité généré.
C’est en septembre 2022 que le produit est officiellement entré dans sa phase d’accélération, en poursuivant 2 objectifs :
1 – Offrir une expérience utilisateur plus fluide et plus ergonomique aux agents instructeurs ainsi qu’aux demandeurs.
2 – Déployer la plateforme à l’échelle nationale courant 2023 dans une logique d’égalité de traitement envers les demandeurs et d’uniformisation des pratiques administratives à l’échelle du territoire.
Rappels de quelques éléments clés :
L’open lab est une “application à la gouvernance” des principes du mode produit. Par “mode produit” il faut comprendre :
- Un mode de réalisation qui repose sur une attention accrue aux besoins des utilisateurs.
- Des services développés petit à petit, avec des avancées modestes à chaque fois mais qui évoluent rapidement
Ce fonctionnement en amélioration continue est garanti par une équipe resserrée, pluridisciplinaire et autonome. Cette approche est née avec les pratiques “Lean Startup” qui ont fait leurs preuves. Ces dernières reposent notamment sur la mobilisation de compétences connues sous les termes de Product Management, DevOps, Business Development, Customer success, UX, etc.
En résumé, le travail effectué a donc consisté à confirmer l’adéquation des orientations produit avec les besoins utilisateurs et d’identifier les nouveaux points de souffrance induits par ce nouvel outil.
Dans un second temps il s’est agit d’initier une dynamique de “gouvernance-produit” collaborative en incluant l’ensemble des utilisateurs.
Puis, nous avons enclenché la transformation publique a proprement parlé, de manière “douce”, par l’implication des différents acteurs du processus sur la durée.
Enfin, nous avons travaillé à maintenir fonctionnel l’outil dans la durée.
Témoignages
Au-délà de la qualité du produit final, la collaboration avec Numéricité a particulièrement été apprécié pour la capacité de l'équipe projet à comprendre les enjeux et à mener efficacement les phases de co-construction.