Accompagner un Conseil régional dans la rédaction d’une charte informatique
- Client : Conseil régional de la Guadeloupe
- Février 2021 - Mai 2022 (15 mois)
Le contexte
La crise sanitaire de la COVID-19 et l’augmentation du télétravail a mis en exergue le besoin d’une charte informatique au sein du Conseil Régional de Guadeloupe. Besoin apparu avant la pandémie, le Conseil Régional souhaitait encadrer les responsabilités des utilisateurs de ses systèmes d’information et instaurer des bons usages de ses différentes ressources (usage de la messagerie professionnelle, usage d’internet, des réseaux sociaux, possibilité de faire du télétravail…).
Le Conseil Régional a fait appel à NumériCité pour l’accompagner dans la rédaction et la mise en place de ce document. Ce fut l’occasion pour nos équipes de travailler en lien étroit avec la Direction de la Transformation Digitale et des Systèmes d’Information (DTDSI) de la Région, mais aussi de voyager en Guadeloupe !
Le challenge
Le résultat
Notre approche
C’est en immersion que le travail a débuté, dans les locaux du Conseil régional pour réaliser l’audit des différents services. L’objectif était d’identifier précisément la volonté politique, les contours de la commande et les fins de la charte informatique.
Si sur le fond, les attentes et les besoins étaient assez claires, ces échanges liminaires ont permis de dégager des orientations importantes quant à la forme et surtout à la philosophie de la charte.
Ainsi le document se devait d’être :
- accessible à tous, compréhensible et vulgarisé ;
- bienveillant, plus pour protéger que pour sanctionner, et qui rappelle les droits avant les devoirs ;
- dynamique, dont les agents peuvent se saisir facilement.
Après une introduction rappelant les éléments préalables « classiques » d’un tel document (objet de la charte, cadre législatif en vigueur, champ d’application…), la charte a été divisée en plusieurs chapitres en fonction des différents acteurs en présence : les « utilisateurs », les « administrateurs » et les « élus ».
Nous avons tenté autant que possible de subdiviser les thématiques de telle sorte de faire apparaître une redondance dans la forme du document (« Les outils / les accès / les usages »), facilitant ainsi l’accessibilité et une meilleure prise en main de la charte par les agents.
Des « focus » ont été disséminés dans le document avec un ton beaucoup plus direct, s’adressant aux lecteurs et essayant de coller avec des situations existantes ou qui se présentent fréquemment.
La charte ainsi rédigée est un document conséquent (30 pages), une « charte-mère » à laquelle se sont additionnés des annexes pour tous les sites « satellites » du Conseil Régional (auxquels participent des élus et des agents détachés).
Une FAQ a également été rédigée afin d’appuyer encore davantage la dimension dynamique du document. Elle est une porte d’entrée encore plus accessible pour la Charte.
Témoignages
Au-délà de la qualité du produit final, la collaboration avec Numéricité a particulièrement été apprécié pour la capacité de l'équipe projet à comprendre les enjeux et à mener efficacement les phases de co-construction.